Entrenamiento
Basado en Simulación (EBS) – la nueva generación de herramientas para el entrenamiento en Gestión de Proyectos
Por el Prof. Avraham SHTUB
Facultad de Ingeniería Industrial y Gestión
Technion - Instituto de Tecnología de Israel
Haifa 32000, Israel
Este artículo ha sido traducido para fines académicos por el profesor
Luis Alfredo Chepote BASc, MBA, PMP® - Piensa
Proyectos
Abstracto[1]
La enseñanza de la gestión de proyectos no es una
tarea fácil. Parte de la dificultad es la naturaleza única de los proyectos.
Siendo cada proyecto tan singular y enfocado en un producto, servicio o
resultado único significa que en la enseñanza de la gestión de proyectos debemos
tener en cuenta una amplia gama de posibles situaciones (escenarios) con la que
el director del proyecto y su equipo deben aprender a lidiar.
La enseñanza tradicional de la gestión de proyectos
se basa principalmente en libros de texto, artículos y casos de estudio. Los
libros de texto presentan un cuerpo de conocimientos en el área de gestión de
proyectos incluyendo las mejores prácticas que han demostrado funcionan bien
para una variedad de proyectos. Muchos libros de texto integran algunos casos
de estudios con el que el lector tiene la oportunidad de poner en práctica lo
aprendido. Estos casos de estudio son valiosos y ampliamente utilizados pero
adolecen de una deficiencia inherente - son de naturaleza estática. El
Entrenamiento Basado en Simulación (EBS) ofrece una solución a este problema.
En este trabajo se analiza el uso del EBS para la
formación y educación en gestión de proyectos, y se presenta un ejemplo
específico de una plataforma para un EBS.
Introducción
La enseñanza tradicional y el entrenamiento en
gestión de proyectos se basa en exposiciones, materiales de lectura y casos de estudio.
La ventaja de los caso de estudio es que pueden representar un proyecto real y
proporcionar las lecciones aprendidas de él. Un caso de estudio presenta una
instantánea de una situación en un punto de tiempo específico. Es difícil
entender la naturaleza dinámica de los proyectos mediante el análisis de casos
de estudio estáticos. Hacer frente a la dinámica de los proyectos es lo más
importante en todo el ciclo de vida del proyecto. Durante las etapas de
planificación, seguimiento y control del proyecto, los directivos deben tener
en cuenta el hecho de que los cambios son una parte inherente de la gestión de
proyectos, debido a la incertidumbre. La gestión del cambio como parte del
proceso de seguimiento y control es vital para el éxito de los proyectos
modernos.
La incertidumbre es típica de la mayoría de los
proyectos. Esta incertidumbre conduce a los riesgos (y oportunidades) del
proyecto y la necesidad de una gestión adecuada de los riesgos. La mayoría de
los libros en gestión de proyectos tratan la gestión de riesgos en la fase de
planificación enfocándose en cómo identificar y cómo mitigar los riesgos.
Algunos libros van un paso más y discuten el tema de los riesgos residuales y
las formas de protegerse contra tales riesgos. El arte y la ciencia del seguimiento
y control de riesgos es muy difícil de enseñar y aún más difícil de practicar
utilizando sólo los libros, artículos y casos de estudios estáticos.
El Entrenamiento Basado en Simulación (EBS) presenta
un enfoque único para la enseñanza y el entrenamiento en gestión de proyectos.
En las siguientes secciones se discute la necesidad del EBS en el campo del
entrenamiento en la gestión de proyectos. Además, se discute el uso de la
simulación para el entrenamiento y, finalmente, se presenta una herramienta
específica para EBS en gestión de proyectos.
La necesidad
La necesidad de gerentes de proyecto con experiencia
y bien entrenados está creciendo rápidamente. El número de nuevos miembros del PMI®
(Project Management Institute) y el número de nuevos PMP® (Project
Management Professionals) es una indicación de que la gestión de proyectos es
una disciplina en rápido crecimiento. Otra indicación es el creciente número de
programas de pregrado y postgrado, principalmente en Ingeniería, Negocios y
Gestión de la Tecnología, que ofrecen cursos de gestión de proyectos o incluso
un título en gerencia de proyectos. El enfoque tradicional para la formación de
los nuevos gestores de proyectos es el de enseñar el cuerpo adecuado de
conocimientos y formar a los nuevos gestores de proyectos en el trabajo. El
número de libros sobre gestión de proyectos está creciendo muy rápido. Dado que
la educación presencial puede no ser suficiente en este ámbito, la acreditación
PMP® requiere la acumulación de suficiente experiencia en el puesto
de trabajo (por ejemplo, horas de trabajo) en la gestión de proyectos, además
de aprobar un examen sobre la base de las mejores prácticas que figuran en Cuerpo
de Conocimiento en Dirección de Proyectos. El entrenamiento en el puesto de
trabajo es caro y consume mucho tiempo.
Más caro es el costo de los errores cometidos por
los nuevos gestores (en sus centros de trabajo). En algunos campos, sofisticados
simuladores sustituyen el entrenamiento en el puesto de trabajo o lo reducen a
un mínimo y a la vez garantiza que la calidad de la formación sea la más alta
posible. Esto es común, por ejemplo, en la formación de pilotos que pasan
muchas horas en simuladores avanzados para salvar el alto costo de los vuelos
reales. El costo de la capacitación en el puesto de trabajo, en este caso,
también se debe incluir el costo de los riesgos asociados a errores frecuentes
hechos por los pilotos inexpertos. De manera similar, la capacitación de los
gerentes de proyecto en el trabajo es costoso debido al alto costo de los
errores cometidos por los administradores de proyectos sin experiencia.
Sistemas modernos de gestión de proyectos combinan
los modelos y datos. Estos sistemas se
basan en un enfoque integral de la organización que apoya la gestión de
proyectos a través de las áreas de la organización en un entorno dinámico
estocástico[2]. El uso extensivo de la web permite la colaboración y tomar
decisiones en grupo. Para poder utilizar estas funciones los gerentes tienen
que entender los modelos y las mejores prácticas analizadas en el cuerpo de
conocimientos para aprender cómo aplicar las metodologías y para ganar un poco
de experiencia práctica en hacerlo como individuos y como miembros del equipo.
Este rápido desarrollo de las nuevas metodologías,
herramientas, técnicas y paquetes de software para la gestión del proyecto no
fue acompañado por un progreso similar en el desarrollo de herramientas de
enseñanza y de entrenamiento. La enseñanza tradicional, basada en libros,
artículos y casos de estudio sigue siendo la columna vertebral de la mayoría de
los programas de capacitación en el área de gestión de proyectos alrededor del
mundo.
El uso de la simulación en el proceso de aprendizaje
Confucio dijo: "Oigo
y olvido. Veo y recuerdo. Hago y entiendo..."
Esta es la esencia del Entrenamiento Basado en Simulación.
Tenemos que hacer las cosas nosotros mismos con el fin de realmente entender.
En su artículo, James I. Grieshop [Grieshop 1987] declaró lo siguiente:
"Los juegos y simulaciones (que van desde juegos de rol a estudio de
casos, a partir de fantasía dirigida a la resolución de problemas) se han
convertido en métodos ampliamente reconocidos para la enseñanza y el
aprendizaje. Desde el primer trabajo en los Estados Unidos a finales de 1950 y
en Europa en la década de 1960, el juego / simulación se ha convertido cada vez
más importante en la formación y los procesos de toma de decisiones en el
ámbito académico, así como en los negocios, el ambiente militar y las ciencias
sociales ".
Más de veinte años después, parece que la misma
tendencia persiste donde juegos y simulaciones son reconocidos como
facilitadores importantes de los procesos de aprendizaje y entrenamiento en
muchos campos.
Grieshop (1987)
enumeró algunos de los beneficios de los juegos y simulaciones:
1. Enfatizar el
cuestionamiento sobre las respuestas por parte de los jugadores.
2. Proporcionar
oportunidades para examinar críticamente los supuestos y las implicancias que
subyacen en las distintas decisiones.
3. Exponer la
naturaleza de los problemas y las posibles vías de solución.
4. Crear un
ambiente de aprendizaje que genera el aprendizaje por descubrimiento.
5. Fomentar las
habilidades en la comunicación, la toma de roles, resolución de problemas, liderazgo
y la toma de decisiones.
6. Aumentar la
motivación y el interés en un tema.
Grieshop (1987)
afirma que las evidencias se traducen en:
1. aumentar la
retención de ideas y conceptos
2. dinamizar el
proceso de aprendizaje
3. facilitar la
comprensión de la relación entre áreas dentro de un tema (escenario).
Desde la publicación de la obra de Grieshop en 1987,
la simulación se ha utilizado para la entrenamiento en una amplia gama de
campos: En la ingeniería [IJEE Número especial sobre Simuladores para la
Formación de Ingenieros y de Desarrollo Profesional 2009], en la gestión de la
calidad [Wang 2004], en gestión de la cadena de suministro [Knoppen y Sáenz
2007] y en la reingeniería de procesos [Smeds y Riis 1998, Thoben et al. 2007].
La investigación empírica [Millians 1999, Ruben 1999, Randel et al. 1992, Wolfe
y JB Cayos de 1997, Meijer et al. 2006, 569-583], ha ampliado nuestro
conocimiento de este enfoque de formación mediante la presentación de nuevas
formas de entender y poner en práctica la simulación para el entrenamiento.
Hoy en día se acepta ampliamente que el aprendizaje
a través de la simulación se basa en tres pilares: [Keys 1976, Kolb 1984, Kirby
1992]:
1. aprendiendo de
los contenidos - la difusión de las nuevas ideas, principios o conceptos.
2. aprender de la experiencia - la oportunidad de
aplicar el contenido.
3. aprender de la retroalimentación - los
resultados de las medidas adoptadas y la relación entre las acciones y el
rendimiento.
Un simulador bien diseñado soporta un proceso de
aprendizaje basado en la acción. En lugar de hablar sobre las diferentes
maneras de hacer las cosas, los simuladores ofrecen la oportunidad de probar
diferentes maneras de hacer las cosas sin arriesgarse a las consecuencias de
hacerlo en el mundo real.
Los simuladores crean un entorno que requiere que el
participante se involucre en una tarea relevante. La fuente de aprendizaje es
lo que los participantes hacen en lugar de lo que el entrenador les dice que hacer.
Thompson, Purdy y Fandt (1997) enumeran las ventajas
del uso de simulaciones como herramienta de aprendizaje:
1. Los simuladores se caracterizan como herramientas que permiten adquirir
experiencia práctica y la una respuesta inmediata aprendidas a partir de las
decisiones y las acciones que el usuario en el sistema.
2. Los simuladores ofrecen un modelo realista de la interdependencia
de las decisiones que el alumno toma.
3. El entrenamiento basado en la simulación reduce la brecha entre el
ambiente de aprendizaje y el ambiente "real".
4. Los simuladores facilitan el entrenamiento en situaciones que son
difíciles de crear con facilidad en el "mundo real".
5. Los simuladores promueven el aprendizaje activo, especialmente en
la etapa de los debates que surgen debido a la complejidad, interconexión y la
novedad de la toma de decisiones.
Wolfe (1993) señala que las simulaciones desarrollan
habilidades de pensamiento crítico y estratégico. Afirma que las habilidades de
planificación y pensamiento estratégico no son fáciles de desarrollar y que la
ventaja de los simuladores es que proporcionan una fuerte herramienta para
hacer frente a este problema.
Una novedad avance en el diseño de simuladores de
entrenamiento es proporcionar a los estudiantes con retroalimentación
automática o semi-automática de su progreso. Un mecanismo del registro de la
historia de aprendizaje fue utilizado en varias herramientas de enseñanza
basados en la simulación. El usuario de estos sistemas obtiene acceso a los
estados y decisiones del pasado y las consecuencias de estas decisiones. El
historial de aprendizaje animan a los usuarios a controlar su comportamiento y
reflexionar sobre su progreso [Beyerlein et al. 1996, Guzdial et al. 1996]. El
historial de aprendizaje permite el análisis del proceso de toma de decisiones
en comparación con el análisis de sólo los resultados y por lo tanto es muy
efictiva debido a que se puede ver la influencia directa de las acciones del usuario
sobre el resultado obtenido. Por ejemplo, la historia de aprendizaje se utiliza
como una herramienta de mejora de calidad para el trabajo de los programadores
[Prechelt 2001].
El punto de vista más básico del registro de la
historia de acciones tomadas y su consulta es la secuencia temporal de acciones
y eventos. En su forma más simple, las acciones del usuario se registran y
graban y son entonces accesibles en diferentes formas, para la recuperación y
propósitos de dar marcha atrás [Vargo et. 1992]. Este mecanismo se utiliza como
"deshacer". Varios mecanismos de recuperación se han desarrollado
utilizando el sencillo método de deshacer/ deshacer o deshacer/ ehacer [por
ejemplo, Archer et al. 1984].
Parush et al. [2002] describe la enseñanza basada en
la simulación del proceso de cumplimiento de la orden en un contexto de
fabricación, utilizando el Entrenador de Operaciones [Shtub 1999, Shtub 2001]
con un sistema incorporado de grabación de la historia y el mecanismo de
consulta en el aprendizaje. El estudio abordó dos preguntas básicas:
1. Puede el grabar
la historia y consultarla afectar la curva de aprendizaje durante la fase de
entrenamiento con el simulador?
2. Puede el grabado
de la historia y la consulta de esta afectar la transferencia de lo aprendido
con el simulador a diferentes contextos?
Los resultados mostraron que con la grabación de la
historia de aprendizaje y la consulta de esta a disposición de los usuarios, se
obtuvo un mejor rendimiento durante el proceso de aprendizaje en sí. Además, el
rendimiento de los estudiantes con el mecanismo de la historia fue mejor transferido
a un contexto diferente, en comparación con los estudiantes sin el mecanismo de
la historia.
Los estudios revisados anteriormente demostraron que
el tener la oportunidad de revisar la historia de aprendizaje tuvo un impacto
positivo en el aprendizaje. Sin embargo, estos estudios no examinaron si el
modo de grabación de la historia podría tener un impacto en el aprendizaje. La
grabación de la historia se puede hacer ya sea por un mecanismo automático o
mediante control del aprendiz. En la grabación automática de la historia, el
sistema de entrenamiento tal como el simulador determina el momento para grabar
un estado dado en el proceso de aprendizaje. Estos puntos de grabación son
pre-determinados por el diseñador del simulador o el instructor que prepara el
programa de entrenamiento. En tal situación, el alumno no está involucrado en
la decisión de cuando graba un estado específico en el proceso de aprendizaje.
Por el contrario, en un modo de aprendizaje controlado, el estudiante determina
si quiere y cuando quiere grabar un estado específico en el proceso de
aprendizaje. Sin embargo, se mostró que el dar a los alumnos un cierto control
sobre el entorno de aprendizaje, haciéndoles construir activamente los
conocimientos adquiridos produce un mejor aprendizaje [Cuevas et al. 2004].
El uso exitoso de un simulador para la enseñanza de
la gestión del proyectos se informó en varios estudios [Davidovitch et al.
2006, 2008, 2009]. El simulador denominado Instructor en Gestión de Proyectos
(PMT por sus siglas en inglés) se utilizó en los estudios como medio de
enseñanza diseñado para facilitar el aprendizaje de la gestión de proyectos en
un entorno dinámico, estocástico. La investigación se centró en el efecto del
mecanismo de grabación de la historia en el proceso de aprendizaje. Se probaron
dos tipos de mecanismos de historia: el mecanismo automático de la historia, en
la que los estados del escenario predefinido siempre se guardan, y el mecanismo
manual de grabación de la historia en el que el alumno tenía para mostrar una participación activa y grabar
manualmente los estados seleccionados. En [Davidovitch et al. 2006], el estudio
se centró en cómo las decisiones del gestor de proyectos para registrar la
historia afectaron el proceso de aprendizaje y en los efectos de tener
deshabilitada la consulta la historia y la
posibilidad reiniciar la simulación de un estado pasado. En [Davidovitch et al.
2008], el estudio se centró en el fenómeno del olvido y de cómo la longitud de
un período de descanso y el modo de la historia afectó el aprendizaje, el
olvido, y volver a aprender el proceso (LFR – learning, forgeting and
relearning). Ambos estudios revelaron que la grabación de la historia mejoró el
aprendizaje; además, con el mecanismo de grabación manual de la historia los
alumnos lograron mejores resultados.
La cuestión de la fidelidad funcional de un
simulador es también de gran interés. La fidelidad de un simulador es una
medida de su desviación de la situación real; que tiene tres dimensiones:
perceptual, funcional y de fidelidad del modelo. Fidelidad Perceptual se
refiere al nivel de realismo que evoca en términos de su aspecto y en relación
con el sistema real. Fidelidad funcional se refiere a la forma en usuarios o
practicantes utilizan y controlan la simulación, su comportamiento y las
respuestas a las acciones del usuario. Por último, la fidelidad del modelo se
refiere a la medida en que el modelo matemático o lógica que subyace a la
simulación está cerca de los procesos y fenómenos reales.
La fidelidad del simulador ha sido reconocido como
un factor crítico que influye en la transferencia de aprendizaje [Alessi 1988].
Con el fin de proporcionar un mayor nivel de fidelidad funcional, el simulador
PTB incluye dos funcionalidades: la capacidad de controlar el nivel de los
recursos humanos y la capacidad de controlar la ejecución de las tareas. Estas
funcionalidades están a disposición de los alumnos en el marco del desarrollo
de escenarios.
La capacidad de controlar el nivel de recursos
humanos se refiere a la decisión de contratar o despedir empleados, de acuerdo
con el cambio de la demanda de recursos durante la ejecución del proyecto; el
director del proyecto puede controlar el número de empleados en el proyecto con
el fin de que coincida con la disponibilidad a las necesidades. La capacidad de
controlar la ejecución de las tareas se refiere a la decisión de dividir las
tareas durante la ejecución - una tarea puede comenzar, parar un rato y
continuar en otro momento.
Davidovitch et al. (2009) encontraron que la mayor
fidelidad mejoró actuaciones en la fase de aprendizaje y en la fase de
transferencia a un escenario diferente.
Ejemplo Específico - El Project Team Builder (PTB)
El Constructor de Equipos de Proyecto o PTB por sus
siglas en inglés es una herramienta de ayuda diseñada para facilitar el
entrenamiento en gestión de proyectos bajo un entorno dinámico, estocástico. El
diseño del PTB se basa en los resultados de las investigaciones que se
describen en las secciones anteriores. Así, por ejemplo PTB proporciona alta
fidelidad mediante el apoyo a la simulación de cualquier proyecto (real o
imaginario). Otro ejemplo es el mecanismo de la historia construida en el PTB,
que permite al usuario ir atrás en el tiempo de la simulación para revisar las
decisiones del pasado y reiniciar la simulación desde cualquier punto en el
pasado. Una versión para estudiantes de PTB es la base del libro "
Simulación de Gestión de Proyectos con PTB Project Team Builder", Springer
(2012) y la información sobre la versión completa de PTB (Formador de Equipos
de Trabajo por sus siglas en inglés) está disponible en:
http://www.sandboxmodel.com/content/simulation-based-training
El PTB se basa en los
siguientes principios:
Un enfoque
de simulación - el PTB simula uno o más proyectos o varios paquetes de trabajo
del mismo proyecto. La simulación es controlada por una interfaz de usuario
sencilla y no se requieren conocimientos de simulación o de idiomas de simulación.
Un enfoque
de caso de estudio - el PTB se basa en una simulación de casos de estudio
denominados escenarios. Cada caso de estudio es un proyecto o una colección de
proyectos llevados a cabo en un entorno dinámico y estocástico. En algunos
casos los proyectos se llevan a cabo en virtud de las restricciones del
cronograma, presupuesto y recursos. Los detalles de estos casos de estudio se ingresan
en el simulación (via el módulo de Contruccion de Escenarios (Scenario
Builder), otro componente del PTB for
Training, mientras que todos los datos necesarios para el análisis y la
toma de decisiones se acceden fácilmente a través de la interfaz del usuario.
Un enfoque
dinámico - los casos de estudio integrados en el PTB son dinámicos en el
sentido de que la situación cambia en el tiempo. Un efecto aleatorio se introduce
para simular la incertidumbre en el medio ambiente, y las decisiones tomadas
por los usuarios causan cambios en el estado del escenario simulado.
Un enfoque
basado en el modelo - un sistema de soporte a las decisiones esta construido en
el PTB. Este sistema se basa en los conceptos de gestión de proyectos. El
modelo base contiene modelos bien conocidos para la programación de tiempos,
presupuesto, gestión de recursos asi como la supervisión y control. Estos
modelos pueden ser consultados en cualquier momento.
Para
apoyar aún más a la toma de decisiones, una base de datos está integrada en el
PTB. Los datos sobre el estado actual del escenario simulado es fácilmente asequible
para los usuarios; es posible utilizar los datos como entrada para los modelos en
los modelos existentes para apoyar la toma de decisiones. Adicionalmente,
mediante el uso de mecanismos especiales de historia, el usuario puede acceder
a los datos sobre sus últimas decisiones y sus consecuencias.
La
facilidad de uso y la interfaz gráfica de usuario - el PTB está diseñado como
una herramienta de enseñanza y formación. Como tal, su interfaz gráfica de
usuario (GUI) es amigable y fácil de aprender. Aunque los escenarios bastante
complicados se pueden simular, y las herramientas de soporte de decisiones son
sofisticados, un usuario típico puede aprender a utilizar el PTB en una hora.
Un enfoque
integrado - varios proyectos se pueden manejar de forma simultánea en el PTB.
Estos proyectos pueden compartir los mismos recursos y un flujo de caja común.
Integración de procesos: los procesos de planificación, ejecución, seguimiento
y control de procesos se llevan a cabo simultáneamente en un entorno dinámico y
estocástico.
Integración con herramientas de gestión de proyectos comerciales - el PTB está
integrado con Microsoft Project, para que los usuarios pueden exportar los
datos a Microsoft Project con el fin de analizar el escenario y apoyar sus
decisiones con las herramientas que están comercialmente disponibles.
Resumen
Muchos gerentes de proyecto afirman que la gestión
de proyectos es una combinación de arte y ciencia. Es el arte de tratar con la
gente en un ambiente dinámico, a menudo incierto y el arte de transitar en el
proceso de aprendizaje en un entorno que no sea repetitivo. Es la ciencia de
resolver problemas estocásticos de combinaciones difíciles en la planificación,
seguimiento y control de proyectos dentro
de las limitaciones de recursos y presupuesto. El EBS puede apoyar la formación
en ambos aspectos de la gestión de proyectos. Mediante el uso del PTB entre
equipos de proyecto, el arte de la gestión de proyectos puede ser practicado usando
el Entrenamiento Basado en Simuladores para planificar, monitorear y controlar proyectos
con un nivel creciente de dificultad, logrando dominar la ciencia de la gestión
de proyectos.
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Sobre el autor
Profesor Avraham Shtub
Ingeniero Industrial y Gestión
Technion - Israel Institute of Technology http://ie.technion.ac.il/Home/Users/shtub0.html
El profesor Avraham Shtub
sostiene la Presidencia de la Facultad Esteban y Sharon Seiden en Gestión de
Proyectos en el Departamento de Ingeniería y Gestión Industrial de Technion -
Israel Institute of Technology en Haifa, Israel. Tiene un B.Sc del Technion - Israel Institute
of Technology, un MBA de la Universidad de Tel Aviv y un doctorado de la
Universidad de Washington, EE.UU.
Ha sido distinguido por el
Instituto de Ingeniería Industrial en
con el "Libro del Año" 1995 por su libro "Gestión de proyectos:
Ingeniería, Tecnología e Implementación" (co-escrito con Jonathan Bard y
Shlomo Globerson), Prentice Hall, 1994 Ha recibido el premio de la Sociedad de
Gestión de Operaciones de Producción 2000 Wick Skinner Innovación Docente por
su libro: "La planificación de recursos empresariales (ERP): La dinámica de
la Dirección de Operaciones".
Ha recibido el premio Producto Desarrollo
Profesional del Año 2008 por su simulador de entrenamiento "Constructor de
Equipos de Proyecto - PTB". Sus
libros fueron publicados en inglés, hebreo, griego y chino. El profesor Shtub
puede ser contactado en shtub@ie.technion.ac.il